Neste artigo, Brian Satterfield de TechSoup esboça os ingredientes chaves de um relatório da concessão e dá 6 pontas para relatórios eficazes da concessão da escrita. Revê também diversas categorias principais de software da relatório-escrita.

Uma introdução aos relatórios de Grant

As pontas e as ferramentas para preparar-se relatam para seus financiadores

Por: Brian Satterfield

Maio 15, 2007

A proposta que da concessão você escrita gasta das semanas pagou finalmente fora, fixando fundos tão necessários para seu projeto mais atrasado nonprofit. Contudo mesmo que você adquira a concessão, sua obrigação a seus financiadores nao sobre. Uma vez que sua organização aceita o dinheiro de um financiador, você aceita também a responsabilidade de preparar-lhes e de submeter um relatório da concessão, deixando o financiador como você gastou seu dinheiro e que sorte do impacto seu programa ou projeto tiveram.

Os financiadores individuais fornecem frequentemente guidelines específicos a respeito de o que um relatório da concessão deve conter, contudo a maioria de financiadores quererão ver indicações financeiras detalhadas; informação no resultado ou nos resultados preditos do projeto; e se você entregou nas promessas esboçadas em sua proposta.

Quantos relatórios um grantee deve submeter e como frequentemente devem fazer assim também varia de um financiador a outro. Se sua organização o fixasse uma concessão one-year, para o exemplo, pôde ser pedido para submeter um relatório inicial após seis meses e um relatório final seis meses mais tarde. Se, na outra mão, você receber financiar por anos múltiplos, você pode ser requerido submeter os relatórios anuais seguidos por um relatório final uma vez que a concessão termina.

Contudo não importa o que os guidelines ou os fins do prazo para sua concessão particular, você necessitará eventualmente se sentar para baixo e explicar a seu financiador como você gastou todos aqueles dólares e centavos. Antes que você comece a escrever seu relatório, pode ser útil saber que informação você deve incluir, que etapas você pode fazer exame para fazer seu relatório mais eficaz, e que software você pôde usar começar o trabalho feito.

A importância do relatório de Grant

A maioria de financiadores requerê-lo-ão preparar um relatório da concessão; contudo mesmo se não é imperativo, você se imóvel submeta um de qualquer maneira. De acordo com a raposa de Susan -- fundo certificado que levanta o executivo (CFRE) -- e autor do makeover da proposta de Grant do livro: Transforme seu pedido de não ao yes que um relatório bem-well-crafted da concessão pode mandar um efeito positivo nos financiadores da maneira ver sua organização e aumenta extremamente suas possibilidades de receber financiar adicional.

"é uma maneira construir o relacionamento e começar mais dinheiro delas [ financiadores ] no futuro," raposa dita.

A raposa anotou também que a informação compilada para um relatório da concessão pode mais tarde ser repurposed para strengthen materiais de uma comunicação de uma organização, tais como os relatórios anuais e os boletins de notícias que são enviados frequentemente aos doadores principais.

Os ingredientes chaves de um relatório de Grant

Desde que nenhum dois financiadores são semelhantes, você pode ser pedido para seguir os guidelines muito específicos -- including que informação detalhada a incluir -- ao preparar seu relatório da concessão. No fato, alguns financiadores vão assim distante a respeito de fornecem-no com um molde ou a lista das perguntas a enche-se para fora, eliminando a necessidade criar um relatório do risco.

Outras vezes, entretanto, você pode ser dado quase nenhuma orientação. Quando não houver nenhuma um-tamanho-caib-toda aproximação a criar relatórios originais da concessão, mais deve dirigir-se aos seguintes elementos chaves:

Indicação Financeira

Um dos artigos os mais importantes encontrou em um relatório da concessão é uma indicação financeira, que dissesse a financiadores como você gastou seu dinheiro. Uma indicação financeira deve incluir todos os custos associados com o projeto, including salários da equipe de funcionários e do contratante; compras do equipamento; e despesas de curso.

Os financiadores diferentes ajustarão guidelines diferentes a respeito de como detalhado sua indicação financeira deve ser, mas no general, os financiadores quererão ver como pròxima o orçamento real do projeto -- including despesas e renda -- fósforos o orçamento original encontrou em sua proposta. Alguns financiadores podem mesmo pedir um exame de seus registros financeiros a fim verificar novamente sua indicação, raposa notável, sejam assim tão completos quanto possível.

Resultados e impacto do projeto

Se sua proposta da concessão contiver alguma sorte do objetivo quantifiable (para o exemplo, "para oferecer o computador que treina aos estudantes da escola elementar de 150 áreas"), seu relatório deve dirigir-se se o programa rendeu os resultados desejados. Se você não se encontrar com seus objetivos iniciais, ofereça ao financiador uma avaliação honesta sobre o que você pensa foi erradamente ou o que conduziu a seu miscalculation.

Um relatório da concessão deve também falar ao impacto total de um projeto, disse a raposa, que sugere o destaque de resultados measurable, positivos. Os números podem ser particularmente úteis neste tipo de relatório, permitindo que um financiador v exatamente quantos povos seu dinheiro ajudou.

Em alguns casos, entretanto, pôde ser difícil ou impossível calibrar exatamente resultados de um programa. Para o exemplo, se seu programa de organização estiver tentando impedir que as crianças fumem, pode estar demasiado adiantado dizer se o programa será bem sucedido. Nesses casos, a raposa sugere forçar findings intermediários, tais como que as crianças aprendidas sobre fumar e como suas atitudes para o tabaco podem ter mudado.

Similarmente, as organizações das artes puderam ter o problema exatamente fazer saber a sucessos de um programa porque não estão tentando necessariamente resolver um problema específico. A raposa indicou que uma organização das artes pode ajudar se dirigir a esta edição incluindo a informação tal como quantos povos atenderam a um concert e se recebeu quaisquer revisões críticas positivas.

Lições Aprendidas

Um relatório da concessão deve também incluir a informação nos takeaways principais do projeto, including os desafios inesperados que sua organização enfrentou. Descrever os problemas que você encontrou e explicar como você pensa d podem ser financiadores resolvidos das mostras que sua organização não fará os mesmos missteps com nenhum futuro que financía ele recebem.

Para ilustrar este ponto, a raposa cites um exemplo hipotético de um nonprofit que comece um programa da juventude da após-escola. Embora todos os estudantes participando encontram o programa para ser benéficos, o número dos estudantes que se registram é menos do que o que a proposta da concessão esboçou inicialmente. Em tal caso, a organização pôde realizar que underestimated a importância de excede e deve gastar mais tempo e dinheiro publicize o programa no futuro.

Se um projeto produzir os findings que poderiam beneficiar seu setor inteiro nonprofit, os financiadores podem também estar interessados no hearing se você planeia compartilhar desta informação com as organizações similares e como você pôde ir sobre a distribuir.

Plantas De Sustainability

Se seu programa for um sucesso, você quererá provavelmente continuá-lo ou expandir, significando que você necessitará fixar financiar adicional. Conseqüentemente, esboçar uma planta inicial para sustentar o programa pode ajudar convencer financiadores renovar sua concessão ou dar-lhe mesmo maior se você tiver particularmente objetivos ambiciosos na mente.

Pontas para preparar um relatório eficaz de Grant

Um relatório bem-organizado, compelindo da concessão pode jogar um papel chave em persuadir financiadores continuar financiando seus programas de organização. Embora você deve aderir a todos os guidelines específicos um financiador fornece quando preparando seu relatório, as seguintes pontas podem provar útil.

1. Organize o relatório usando subheads e pontos da bala.

Mais fácil é para que um founder leia um relatório da concessão e para encontrar informações importantes, mais eficaz será. Para ajudar à guia os leitores com sua concessão relatam, você pode querer considerar destacar seções principais com títulos do bold(realce)-texto e os pontos chaves organizando em fácil-à-lêem listas bulleted. Quando a raposa advertir de encontro a overusing pontos bold(realce) do texto e da bala, acredita que, quando usados judiciously, podem ser um dae (dispositivo automático de entrada) aos leitores.

"[ coisas ] esse ato como signposts está indo ser útil a eles [ leitores ]" que ela disse.

2. Use cartas e gráficos visualizar findings e resultados.

Se seu projeto produzido resultasse ou os learnings que podem numericamente quantified, você pôde considerar visualmente expressar a informação em uma carta de um gráfico.

Por exemplo, se sua organização fornecesse a tecnologia que treina a 1.000 cidadãos sênior locais, você pôde querer usar uma carta de torta mostrar à porcentagem dos povos seu programa ajudado educar. Desde que um relatório típico da concessão pôde conter uma abundância de statistics e de números, indicar os sucessos ou os findings chaves em uma carta pode ajudar chamar a atenção aos pontos importantes, embora você deve ciao para não oprimir demasiado o leitor com muitos visuals.

3. Inclua histórias sobre os povos que você ajudou.

Se sua organização usou o dinheiro da concessão começar um programa educacional ou encontrar a carcaça para povos desabrigados, o objetivo final do projeto era melhorar suas vidas’ dos constituents. A raposa acredita que incluir anecdotes e testimonials dos povos que se beneficiaram do projeto pode ajudar fazer a seu relatório da concessão mais acoplar e eficaz.

Dependendo do tipo de financiador que lhe deu uma concessão, você pôde também escolher incluir fotos de seus constituents no relatório. De acordo com a raposa, os financiadores menores da família puderam encontrar fotografias muito úteis desde que tendem a fazer as decisões financiando baseadas no impacto emocional de um projeto.

"para eles," disse, "está indo ser importante ver os retratos dos miúdos que começam ir acampar ou o que quer que é que você está fazendo."

4. Strive para a brevidade.

’S importante recordar que concessões da concessão dos financiadores frequentemente a muitas organizações e conseqüentemente pode ter uma pilha grande dos relatórios a ler completamente. E quando você quiser se certificar de que seu relatório contem bastante informação para satisfer às exigências’do financiador s, você deve também strive para a brevidade a fim certificar-se que começa lida dentro sua totalidade. Muitos financiadores ajustarão um comprimento máximo do relatório em seus guidelines, mas se don’t, o alvo para entre cinco e 10 imprimiu páginas.

5. Encontre-se com seu fim do prazo.

Apenas enquanto a maioria de financiadores ajustam um fim do prazo para submeter propostas da concessão, colocam também fins do prazo sobre quando os grantees devem submeter relatórios. Você deve fazer cada esforço encontrar-se com este fim do prazo, mas se para alguma razão seu relatório estiver atrasado, seja certo contatar o financiador. A maioria de financiadores terão uma atitude compreensiva a respeito dos relatórios tardes da concessão tão por muito tempo como você dá a observação avançada.

6. A palavra agradece-o.

Embora você pode se tornar immersed em detalhes pequenos ao criar um relatório da concessão, não se esquece de exercitar pouca cortesia comum. Agradecer o doador é não somente a coisa polida a fazer, mas aumenta suas possibilidades de fixar financiar do futuro.

Software útil para criar relatórios de Grant

Em a maioria de casos, preparar um relatório da concessão requerê-lo-á usar ao menos uma aplicação do software, embora você possa somente necessitar uma aplicação de processo de texto para relatórios simples. Abaixo estão algumas aplicações que podem ser úteis ao preparar a concessão relatam. Nós alistamos diversos exemplos de cada categoria.

Suites Do Escritório

Em a maioria de exemplos, preparar um relatório da concessão requererá o uso de um ou mais aplicação encontrada em um suite do escritório tal como o escritório 2007 ( disponível para uma taxa de $16 administrações aos nonprofits qualificando no estoque de TechSoup)ou OpenOffice.org de Microsoft (livre).

A palavra de Microsoft ou as aplicações de processo de texto do escritor de OpenOffice podem ser usadas preparar e formatar relatórios do risco, quando Microsoft excel e programas de spreadsheet de OpenOffice Calc pode ser usado seguir finanças; as horas record trabalharam; e cartas e gráficos da configuração.

Software Da Contabilidade

A menos que você tiver outsourced deveres a um consultante, você da contabilidade necessitar provavelmente algum formulário do software da contabilidade. Se seu orçamento fosse inexistente, você pôde tentar: AceMoney Lite, um programa livre que ofereça características para a renda e despesas e controlar seguindo um orçamento. AceMoney Lite permite somente que você trabalhe com um cliente de banco, entretanto, que poderia limitar sua utilidade às organizações maiores.

Uma outra opção relativamente low-cost do contabilidade-software é QuickBooks de Intuit para Nonprofits (disponível aos nonprofits qualificando para a taxa de $48 administrações no estoque de TechSoup). Além à contabilidade padrão caracteriza, como a abilidade aos fundos das trilhas e preparam os relatórios, esta versão das características das ofertas de QuickBooks projetadas especificamente para organizações nonprofit, including aquelas seguindo doadores e preparando um formulário 990 do IRS.

Para um olhar em outras aplicações gerais e nonprofit-específicas da contabilidade, leia o artigo de Idealware alguns pacotes de contabilidade bons.

Relatando O Software

As organizações maiores podem querer considerar especializado relatando o software tal como a edição profissional dos relatórios do cristal (disponível aos nonprofits qualificando para uma taxa de $45 administrações do estoque de TechSoup). Os relatórios que do cristal o profissional é projetado puxar rapidamente especificaram a informação de sua base de dados e geram automaticamente um relatório. A aplicação pode criar uma variedade dos relatórios financeiros que detalham aspectos como despesas, renda, e folha de pagamento -- pode também ajudar-lhe projetar diversos tipos diferentes de cartas.

Anote que porque as várias aplicações dos relatórios do cristal podem ser complexas e reque sua organização ter uma solução da base de dados no lugar, elas são o mais apropriado para os nonprofits que necessitam preparar rotineiramente relatórios muito detalhados e ter o acesso a knowledgeable ELE staffers, voluntários, ou consultantes.

Don’t pensam de um relatório da concessão como um chore; pense dele como uma oportunidade de strengthen seu relacionamento com o financiador e de ajustar o estágio para financiar futuro. Apesar de tudo, o mais dinheiro que sua organização recebe, o mais da concessão povos sua organização pode ajudar.

 

Sobre o autor:

Brian Satterfield é escritor da equipe de funcionários em TechSoup.

 

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