Gerência e resultados do cliente que seguem bases de dados

Quando seus trabalhos nonprofit diretamente com clientes, ele puderem ser difíceis de figurar para fora de exatamente como sua organização está ajudando, e que os recursos que você está fornecendo são os mais valiosos. Um poder nonprofit fornece um adulto novo com o acesso a um programa da após-escola, a treinar das habilidades da vida, a uma prevenção do abuso da droga, e a uma saúde mental aconselhando serviços. Quando que o adulto novo sucede na vida, se registrar na faculdade, e vidas independentemente, como você sabe que serviços fizeram o impacto o mais grande?

Por mais difícil que possa ser, quantifying como seus programas de organização e impacto dos serviços a comunidade você servem é uma de umas tarefas as mais importantes e as mais challenging nonprofit. Nonprofits quer invest seus recursos limitados nos programas e nos serviços que são os mais bem sucedidos, e os financiadores e os supporters querem saber o impacto de seus investimentos.

Pode ser um esforço para fornecer a prova de seu impacto em indivíduos, em crianças, e em famílias no formulário dos números, da análise, e da avaliação. Mas quando a tecnologia é usada como uma parte integral da entrega do serviço, pode ajudar dirigir-se a alguns destes desafios e descobrir mesmo oportunidades novas.

Bases de dados ao salvamento

A gerência e os resultados do cliente que seguem bases de dados podem ajudar a organizações nonprofit e a financiadores conseguir a eficácia máxima com recursos limitados. Nos mais melhores casos, estas ferramentas aumentam a capacidade de serviço e melhoram a eficácia do programa de modo que os nonprofits possam melhorar a sustentação aqueles que servem e compreendem mais melhor e quantify seu impacto.

Tais bases de dados fazem exame de muitos formulários -- de uma base de dados homegrown do acesso a um sistema de dados Web-baseado. As bases de dados vão por muitos nomes, mas sua finalidade é a mesma: Permitem que as organizações entrem e a informação do cliente da trilha necessitada manter relacionamentos do cliente e oferecer serviços apropriados. Ajudam coletar a informação do contato do cliente, dados demográficos, e trilha que serviços receberam. Algumas bases de dados permitem mesmo que as organizações sigam o progresso para objetivos específicos. Uma vez que a informação é incorporada, está armazenada centralmente de modo que outros membros da equipe de funcionários possam a alcançar. Uma base de dados boa da gerência do cliente pode ajudar a organizações nonprofit:

• Informação da captação consistentemente e eficazmente. Aplicações do software que a informação record em uma base de dados faz a captação de dados mais úteis e eficientes. A equipe de funcionários pode ser requerida terminar tarefas específicas ao incorporar os dados, assegurando que o serviço e a informação críticos do cliente são sempre lá.
• Ajude na análise da capacidade, do esforço, e da eficácia do programa. Porque a informação está no formulário eletrônico, pode ajudar fornecer uma compreensão in-depth de o que estão trabalhando e de o que não é. A abilidade de ver e manipular a informação em maneiras diferentes dá organizações que as ferramentas à ajuda dirigem seus esforços onde farão o melhor.

Pense Antes De Você Do Instrumento

Como todas as soluções estratégicas da tecnologia, a seleção e a execução bem sucedidas da gerência e dos resultados do cliente que seguem bases de dados dependem do planeamento judicious e completo. Sem ele que você poderia selecionar a ferramenta errada para necessidades da sua organização, desperdiça o tempo valioso da equipe de funcionários, funciona o excesso seu orçamento distribído, e simplesmente a falha, deixando a base de dados nova não utilizada pela equipe de funcionários em sua organização.

Mas usando estratégias pensativas, práticas de gerência compreensivas dos dados em seu escritório, e em escolher a solução direita da tecnologia, você pode executar uma base de dados que realmente as ajudas você entreguem serviços e demonstrem resultados a seus comunidade e financiadores.

Estão seguindo alguns desafios comuns que os nonprofits enfrentam ao projetar, ao comprar, e ao executar uma base de dados. Se você está projetando uma base de dados para suas próprias necessidades ou está trabalhando com um consortium para criar uma solução comum, atenção do pagamento a estes desafios technological e organizational nos estágios de planeamento iniciais do processo, e de você esteja em uma posição melhor para dirigir-se lhes.

O Fator Da Mudança

O sucesso da base de dados nova inclui componentes humanos. Quando você executa uma ferramenta que seja integrada profundamente com a maneira sua organização entrega serviços, você está fazendo uma mudança cultural. Faça exame do tempo incluir a equipe de funcionários que estará usando a base de dados a fim se tornar buy-in e expectativas apropriadas ajustadas.

Recomendações:

• Dê-se a hora de tratar da complexidade de mudar processos fundamentais, assim que a mudança pode acontecer em um ritmo apropriado.
• Determine um timeline que faça exame em recursos da equipe de funcionários do cliente, atividades da organização, e feriados e férias da equipe de funcionários.
• Forneça recursos adequados para o processo do planeamento e da execução; inclua um coordenador do projeto, uma estadia dedicada da equipe de funcionários e dos gerentes do frontline, uns recursos financiando, um conhecimento técnico, e uma sustentação ongoing do sistema.
• Deixe a abundância da hora para testar a base de dados nova e receber o feedback dos usuários.
• Avalie o nível atual do literacy de computador entre a equipe de funcionários as.well.as sua abilidade e interesse-o na aprendizagem. A curva de aprendizagem pode ser íngreme, especial se transitioning dos sistemas paper-based.

Participação Da Liderança

Não deixe o planeamento e a execução da base de dados unicamente à equipe de funcionários technically-minded. Para o sucesso, você necessitará a sustentação ativa de líderes da organização, de gerência, e da placa de diretores. Necessitarão conduzir, para comunicar-se, para treinar, para motivate, e para suportar empregados para assegurar são envolvidos no processo e estão aprendendo ativamente a base de dados nova -- e talvez uma maneira nova de fazer seus trabalhos diários.

Recomendações:

• Ajude a sua incerteza da reunião da organização promovendo um interesse no crescimento. Por confiável restante sobre a abilidade da organização de adaptar-se às pressões em mudança, os líderes podem aproximar as conversações necessárias com um perspective optimistic, aprend-orientado.
• Ajude articulam e esclarecem suas forças e fraquezas organizational -- uma compreensão de ambos é importante ao avaliar seus métodos atuais da entrega do serviço e ao criar seus ideais (veja "definir suas necessidades" abaixo).
• Uma vez que você fêz uma fundação para o processo, não é necessário que os líderes assista a cada reunião. Mas mande alguém criar sumários das reuniões que esboçam pontos da discussão e artigos de ação, de modo que os líderes tenham uma vista desobstruída do progresso.

Infrastructure Estabilizando-se Da Tecnologia

Antes de você execute a gerência do cliente e os resultados que seguem bases de dados, você necessita certificar-se que sua organização tem uma fundação estável na tecnologia. Se você suporta uma base de dados internamente ou escolhe um programa Web-baseado hospedado em outra parte, você necessitará ter algumas exigências da tecnologia no lugar primeiramente. Naturalmente, cada opção terá suas próprias exigências, mas há umas necessidades que básicas você deve planear em se dirigir para toda a solução.

Recomendações:

• Para soluções Web-hospedadas, você necessitará o connectivity do Internet que deve rapidamente bastante permitir que os usuários alcancem a informação rapidamente.
• Se você estiver usando uma solução desktop, você necessitará ter um server para compartilhar do acesso à base de dados de modo que os usuários múltiplos possam incorporar e recuperar a informação simultaneamente.
• Proteja-se da perda da informação tendo um método do back-up dos dados no lugar, e assegure-se de que esteja sendo usado em uma base regular. Se sua solução for hospedada externamente, seja certo que têm uma política alternativa adequada.
• o software da proteção do vírus do Server-lado deve ser instalado e atualizado em uma base regular.
• O PC individuals deve ter recursos de sistema adequados, tais como o sistema operando-se, a velocidade do processador, a capacidade de disco duro, e a potencialidade apropriados da memória.

Definindo Suas Necessidades

Identifique o que você necessita a base de dados fazer. Este processo não é simples e será muito provável a parte a mais longa do processo do planeamento. Uma base de dados nova que seja encaixada em suas atividades diárias mudará inevitàvel o workflow em sua organização, assim que certifica-se de que aquelas mudanças estão guiadas por seu processo ideal para como a informação deve correr através de sua organização, não pela funcionalidade do software que você acontece escolher. A fim fazer com sucesso isto, reveja seus processos do workflow, e procure oportunidades de promover a entrega produtiva e eficaz do serviço. Você necessitará criar um modelo detalhado de seus processos ideais do workflow da entrega do serviço a fim saber o que as exigências funcionais da base de dados nova serão. Para um exemplo de um modelo do workflow da entrega do serviço, veja criar um fluxograma da entrega do serviço .

Recomendações:

• Identifique os dados que você necessita -- including os dados você já está recolhendo e o dados você não está coletando ainda.
• Solicit a entrada de sua equipe de funcionários para determinar necessidades práticas dos dados para a equipe de funcionários e a gerência.
• Pense sobre exigências de relatório para sua placa, financiadores, ou outras partes interessadas externas.
• Há os dados adicionais necessitados para a avaliação interna? Que são suas medidas para o sucesso como uma organização?
• Evite o desejo coletar tudo -- que será burdensome staff e seus clientes. Tente concordar com os dados que mínimos você pode coletar que se encontrará com suas necessidades e suas necessidades de relatório; você pode sempre construir nos dados que você está coletando mais tarde.
• Dê prioridade a sua lista colocando cada componente desejado em uma de três categorias: Non-non-Negotiable, value-Added mas nao imperativo, e luxo.

Planear para as necessidades futuras

As organizações executam frequentemente soluções da tecnologia nova para dirigir-se a um problema específico ou a uma necessidade operacional, tal como automatizar formulários da entrada do cliente ou fornecer um sistema do registo para um programa de treinamento. Este pode ser um ponto começar muito útil que as ajudas você evitem de ser oprimidas tentando resolver todos seus problemas e cumprir todas as necessidades possíveis em uma vez. Ao mesmo tempo, você não quer selecionar uma solução que seja demasiado específica e não acomodará as necessidades futuras do serviço.

Recomendações:

• A base de dados deve ser flexível bastante acomodar elementos de dados novos.
• Certifica-se você para compreender os custos para customize e crescer uma base de dados.
• Durante o processo do planeamento, considerando o brainstorming o que você pensa suas necessidades dos dados realizar-se-ão em três anos.

Envolvendo Todas as Partes interessadas

A gerência do cliente e seguir dos resultados devem ajudar a sua equipe de funcionários front-line e managerial em suas atividades diárias. Acople usuários cedo no processo do planeamento -- sabem o que fazem em uma base diária mais melhor do que qualquer um mais, e sua participação conduzirá à informação exata do workflow, buy-in, e investimento no produto de extremidade.

Recomendações:

• Selecione um líder de projeto que tenha uma compreensão detalhada do workflow da sua organização, dos programas, e das necessidades dos dados.
• Identifique os membros chaves da equipe de funcionários que participarão em cada fase das reuniões do projeto. Alguns membros da equipe de funcionários podem jogar um papel no ciclo de vida inteiro do projeto, outros podem ser selecionados para o planeamento, mas não a fase da gerência de dados.
• Seja certo ter alguém com o conhecimento técnico envolvido no processo de tomada de decisão.

Treinar e sustentação on-Going

É essencial integrar o treinamento em sua planta da execução. Se a equipe de funcionários for preparada inadequada, confiança no produto de extremidade, você incômoda, ou da falta arrisca ter os dados impróprios incorporados na base de dados ou enfrentar uma falta da compreensão sobre como extrair dados. Além aos usuários do treinamento nas áreas da base de dados usam-se regularmente, certificam-se equipe de funcionários para compreender o processo inteiro. Pode ser útil ver o retrato grande, tal como como os elementos de dados incorporados pela equipe de funcionários front-line conduzem aos dados agregados relatados aos financiadores.

Recomendações:

• Identifique quem conduzirá o treinamento. Será ligação pela equipe de funcionários, por um vendedor do software, ou por um consultante? Treinar através do vendedor pôde parecer caro, mas não usar a funcionalidade cheia da base de dados robust da gerência seguir e de resultados de um cliente é um desperdício de dinheiro.
• Durante a primeira fase do uso da equipe de funcionários, forneça a sustentação no local adicional e treinar para usuários mesmo se tiveram o treinamento.
• Verifique na qualidade dos dados que entram na base de dados em uma base regular.
• Forneça manuais de usuário e documentação da base de dados.
• Identifique os usuários da potência que recebem o treinamento regular na base de dados que pode ajudar suportar outros usuários.

Informação Útil Abstraindo

Não perca a vista de como os dados incorporados na base de dados serão usados. Você pode desejar gerar relatórios ou cálculos para fornecer medidas do resultado aos financiadores, para criar a análise interna do uso do serviço, ou o dae (dispositivo automático de entrada) na informação compilando para relatórios trimestrais da placa.

Recomendações:

• Identifique relatórios needed -- aqueles que existem e aqueles que não ainda.
• Certifique-se que você está seguindo ou estará seguindo os dados necessitados povoar relatórios.
• Dê prioridade a suas necessidades. Os relatórios feitos sob encomenda e os cálculos podem conservar muito tempo. Se você se encontrar tempo da despesa manualmente calcular algo, mova isso para o alto da lista.
• Se selecionando o software hospedado ou proprietário, seja certo que o vendedor do software pode criar relatórios feitos sob encomenda para uma quantidade affordable de dinheiro.
• Verifique para ver se há uma pergunta flexível ou a ferramenta do relatório que permite que você download dados para excel. Isto permitirá que você conduza sua própria análise de dados e críe relatórios ad hoc.
• Reveja os relatórios enlatados já na base de dados -- o relatório que você necessita pode já estar lá.

Selecionando o vendedor direito

Guiado por sua lista dada prioridade de exigências funcionais, a pesquisa e identifica pacotes de software potenciais. Peça então ao vendedor uma demonstração do produto. A estada focalizou nas características que essenciais você identificou, e usa um scorecard avaliar onde cada produto excels ou cai brevemente. Para um exemplo de como avaliar o software, download um scorecard da funcionalidade da amostra que seja criado para uma organização de serviços do ser humano. Você pode também querer fazer um pedido para a proposta (RFP), e solicit um número de ofertas baseadas em suas exigências funcionais. Um RFP é uma maneira organizada começar ofertas múltiplas escritas a suas especificações. Para um exemplo de um RFP que seja desenvolvido para um projeto do Web site, download nossa amostra RFP .

Recomendações:

• Seja certo que a solução se encontrará com o exigências e se crescerá com sua organização.
• Saiba todos os custos -- one-time e on-going.
• Compare o custo total (execução, treinamento, manutenção, customization custados) de uma solução homegrown aos produtos off-the-shelf.
• Verifique referências. Fale a outras organizações nonprofit e peça-as sobre os problemas e benefícios da base de dados. Inquira também sobre a experiência do vendedor durante a execução e as fases on-going da sustentação.

Assegurar a base de dados encontra-se com suas necessidades

Uma vez que você encontra um pacote e um vendedor que olhe como uma escolha excelente, pilote a base de dados com um grupo de usuário pequeno de seus empregados. Se o projeto piloto se encontrar com sua satisfação, considere executar a base de dados cheia nos estágios. Introduza-o em uma base do programa-por-programa; reduzirá o stress de sua organização inteira que está sendo erigida ao mesmo tempo.

Recomendações:

• Antes que você comece, desenvolva um jogo detalhado de critérios da avaliação assim que você saberá o que constitui o sucesso ou a falha durante a fase piloto.
• Críe um ambiente de aprendizagem incentivando os usuários piloto fazer erros; ajudar-lhe-á saber que treinamento necessita se dirigir a quando você rola para fora da base de dados organização-larga.
• Se a fase piloto for bem sucedida, contrato com os consultantes para fornecer a conversão de dados, escrita de relatório, documentação, e treinamento se você não tiver bastante tempo da equipe de funcionários para o fazer bem.
• Assegure-se de que a ligação do projeto ou o outro membro dedicado da equipe de funcionários sirvam como o administrador da base de dados; o administrador poderá oferecer o controle de qualidade para dados e fornecer o conhecimento adicional da base de dados à equipe de funcionários. Isto diminuirá erros na base de dados e abaixará o custo para a sustentação adicional do vendedor.

Há mais à vida do que números

Os números não dizem a história inteira. Há um pessoal e a história original sobre cada ser do ser humano uma organização nonprofit vem no contato com, se é uma teen quem é colocado em um programa de desenvolvimento do workforce ou em uma criança na necessidade do tutoring do math. Em nossos esforços fazer nosso mais melhor para servir eficazmente a mais e mais juventude, os números não podem dizer as histórias do fundo -- como não pode ter estado no mais melhor interesse de um cliente a colocar em uma situação particular do trabalho devido a sua situação original da família, ou como não pode ter sido direito colocar uma criança em um determinado programa da após-escola. Nonprofits ainda tem que fazer a atendimentos do julgamento sobre povos individuais cada dia.

Desenvolva seus relacionamentos com seus financiadores, reguladores do governo, e outros nonprofits que fazem o trabalho similar, e tenha discussões sobre que sucesso missão-dirigido verdadeiro significa.

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