In dit artikel, schetst Brian Satterfield van TechSoup de belangrijkste ingrediënten van een toelagerapport en geeft 6 uiteinden voor het schrijven van efficiënte toelagerapporten. Hij herziet ook verscheidene belangrijke categorieën van rapport-schrijvende software.

Een inleiding om Rapporten te verlenen

Uiteinden en hulpmiddelen om rapporten voor uw financiers voor te bereiden

Door: Brian Satterfield

15 mei, 2007

Het toelagevoorstel u weken het schrijven besteedde heeft definitief, beveiligend veelgevraagde fondsen resultaat opgeleverd voor uw recentste project zonder winstbejag. Maar toch alhoewel u de toelage hebt verworven, over is uw verplichting aan uw financiers niet. Zodra uw organisatie het geld van een financier goedkeurt, keurt u ook de verantwoordelijkheid om een toelagerapport voor te bereiden en voor te leggen aan hen goed, die de financier laten hoe u hun geld besteedde en welke soort effect uw programma of project heeft gehad.

De individuele financiers verstrekken vaak specifieke richtlijnen in verband met wat een toelagerapport zou moeten bevatten, nog zullen de meeste financiers gedetailleerde financiële verklaringen willen zien; informatie over het de voorspelde resultaten van het project resultaat of; en of u op de beloften leverde die in uw voorstel worden geschetst.

Hoeveel rapporten moet voorleggen grantee en hoe vaak moeten zij doen dit ook variëren van één financier aan een andere. Als uw organisatie een éénjarige toelage heeft beveiligd, bijvoorbeeld, zou u kunnen worden gevraagd om een eerste rapport na zes maanden en een definitief rapport voor te leggen zes later maanden. Als, enerzijds, u financiering veelvoudige jaren hebt ontvangen, kunt u jaarverslagen moeten voorleggen die door een definitief rapport worden gevolgd zodra de toelage beëindigt.

Maar toch geen kwestie wat de richtlijnen of de uiterste termijnen voor uw bijzondere toelage, u uiteindelijk zullen vergen om te gaan zitten en te verklaren aan uw financier hoe u al die dollars en centen besteedde. Alvorens u begint schrijvend uw rapport, kan het nuttig zijn om te weten welke informatie zou moeten omvatten u, welke maatregelen kunt treffen u om uw verslag efficiënter uit te brengen, en welke software u zou kunnen gebruiken om de baan gedaan te krijgen.

Het belang van de Rapportering van de Toelage

De meeste financiers zullen u vereisen om een toelagerapport voor te bereiden; maar toch zelfs als het niet verplicht is, zou u één hoe dan ook nog moeten voorleggen. Volgens Susan Fox -- De verklaarde Uitvoerende macht van de Mobilisering van gelden (CFRE) -- en auteur van het Voorstel Makeover van de boekToelage: Zet Uw Verzoek van Nr aan ja een goed-bewerkt toelagerapport kan om een positief effect op de manier hebben financiers uw organisatie bekijken en zeer verhoogt uw kansen om extra financiering te ontvangen.

„Het is een manier om de verhouding te bouwen en meer geld te krijgen van hen [financiers] in de toekomst,“ bovengenoemde Vos.

De vos merkte ook op dat de informatie die voor een toelagerapport later kan wordt gecompileerd zijn repurposed om communicatie van een organisatie materialen, zoals jaarverslagen en bulletins te versterken die vaak aan belangrijke donors worden gepost.

De belangrijkste Ingrediënten van een Rapport van de Toelage

Aangezien geen twee financiers gelijk zijn, kunt u worden gevraagd om zeer specifieke richtlijnen te volgen -- met inbegrip van wat te omvatten informatie detailleerde -- wanneer het voorbereiden van uw toelagerapport. In feite, gaan sommige financiers om te u van een malplaatje of lijst van vragen voorzien in te vullen, een eliminerend de behoefte om een rapport van kras te creëren.

Andere tijden, echter, u kunnen weinig of geen advies worden verstrekt. Terwijl er geen one-size-fits-all benadering is van het creëren van oorspronkelijke toelagerapporten, het meest de volgende belangrijkste elementen zou moeten richten:

Financiële Verklaring

Één van de belangrijkste punten die in een toelagerapport is worden gevonden een financiële verklaring, die financiers vertelt hoe u hun geld besteedde. Een financiële verklaring zou alle kosten moeten omvatten verbonden aan het project, met inbegrip van personeel en contractantsalarissen; apparatuur aankopen; en reis- en verblijfskosten.

De verschillende financiers zullen verschillende richtlijnen plaatsen over hoe gedetailleerd uw financiële verklaring zou moeten zijn, maar in het algemeen, zullen de financiers willen zien hoe dicht de daadwerkelijke begroting van het project -- met inbegrip van zowel uitgaven als inkomen -- past de originele begroting aan die in uw voorstel wordt gevonden. Sommige financiers kunnen een controle van uw financiële verslagen zelfs verzoeken om uw verklaring, genoteerde Vos dubbel te controleren, zo zo grondig mogelijk ben.

Resultaten en Effect van het Project

Als uw toelagevoorstel één of andere soort van kwantificeerbaar doel (bijvoorbeeld, „om computertraining aan 150 studenten van de gebieds basisschool aan te bieden“) bevat, zou uw rapport moeten richten of het programma de gewenste resultaten opleverde. Als u uw aanvankelijke doelstellingen niet ontmoette, bied de financier een eerlijke beoordeling aan over wat u denkt verkeerd ging of wat tot uw misrekening leidde.

Een toelagerapport zou ook aan het algemene effect van een project, bovengenoemde Vos moeten spreken, die voorstelt benadrukkend meetbare, positieve resultaten. De aantallen kunnen in dit type bijzonder nuttig zijn van rapportering, toestaand een financier om precies te zien hoeveel mensen zijn geld heeft geholpen.

In sommige gevallen, echter, zou het moeilijk of onmogelijk kunnen zijn de resultaten van een programma nauwkeurig om te meten. Bijvoorbeeld, als het programma van uw organisatie probeert om kinderen te verhinderen te roken, kan het te vroeg te vertellen zijn of het programma succesvol zal zijn. In zulke gevallen, stelt voor de Vos beklemtonend middenbevindingen, zoals wat de kinderen over het roken leerden en hoe hun houdingen ten opzichte van tabak kunnen veranderd zijn.

Op dezelfde manier zouden de kunstenorganisaties kunnen probleem hebben dat nauwkeurig de successen van een programma vervoert omdat zij noodzakelijk proberen om geen specifiek probleem op te lossen. De vos wees erop dat een kunstenorganisatie kan helpen deze kwestie behandelen door informatie te omvatten zoals hoeveel mensen een overleg bijwoonde en of het om het even welke positieve kritieke overzichten ontving.

Geleerde lessen

Een toelagerapport zou informatie ook moeten omvatten over belangrijkste takeaways van het project, met inbegrip van onverwachte uitdagingen dievoor uw organisatie stond. Beschrijvend problemen die u ontmoette en het verklaren van hoe u denkt zij kunnen worden opgelost toont financiers aan dat uw organisatie zelfde missteps met geen toekomst financierend het ontvangt zal maken.

Om dit punt te illustreren, haalt de Vos een hypothetisch voorbeeld van zonder winstbejag aan die een programma van de na-schooljeugd begint. Hoewel de deelnemende studenten allen het programma vinden voordelig te zijn, is het aantal studenten die inschrijven minder dan wat het toelagevoorstel aanvankelijk schetste. In zo een geval, zou de organisatie kunnen realiseren dat het onderschatte het belang van en meer tijd en geld zou moeten doorbrengen overtreft om het programma in de toekomst bekend te maken.

Als een project bevindingen heeft veroorzaakt die aan uw volledige sector zonder winstbejag konden ten goede komen, kunnen de financiers ook in hoorzitting geinteresseerd zijn of u van plan bent om deze informatie met gelijkaardige organisaties te delen en hoe u over het verdelen van het zou kunnen gaan.

De Plannen van de duurzaamheid

Als uw programma een succes was, zult u waarschijnlijk willen of het voortzetten uitbreiden bedoelt, die dat u extra financiering zult moeten beveiligen. Daarom kan het schetsen van een eerste plan voor het ondersteunen van het programma helpen financiers overtuigen om uw toelage te vernieuwen of zelfs u grotere te geven als u in het bijzonder ambitieuze doelstellingen in mening hebt.

Uiteinden voor het Voorbereiden van een Efficiënt Rapport van de Toelage

Een goed-georganiseerd, dwingend toelagerapport kan een belangrijke rol spelen in het overreden van financiers blijven financierend de programma's van uw organisatie. Hoewel u om het even welke specifieke richtlijnen zou moeten aanhangen bepaalt een financier wanneer het voorbereiden van uw rapport, de volgende uiteinden kan nuttig blijken.

1. Organiseer het rapport gebruikend ondertitels en kogelpunten.

Gemakkelijker is het voor een stichter om een toelagerapport te lezen en van belangrijke informatie de plaats te bepalen, efficiënter zal het zijn. Om gidslezers door uw toelagerapport te helpen, kunt u willen nadenken benadrukkend belangrijke secties met gewaagd-tekstrubrieken en het organiseren van zeer belangrijke punten in gelezen bulleted lijsten. Terwijl de Vos voor het te veel gebruiken gewaagde tekst en kogelpunten waarschuwt, gelooft zij dat, wanneer oordeelundig gebruikt, zij een hulp aan lezers kunnen zijn.

„[Dingen] dat handelt zoals van wegwijzers voorziet aan hen [lezers] nuttig gaan zijn“ zij zei.

2. Gebruik grafieken en grafieken om bevindingen en resultaten te visualiseren.

Als uw veroorzaakt project of het leren voortvloeit die numeriek kunnen worden gekwantificeerd, zou u kunnen nadenken visueel uitdrukkend de informatie in een grafiek van een grafiek.

Bijvoorbeeld, als uw organisatie technologie opleiding aan 1.000 lokale hogere burgers verstrekte, zou u een cirkeldiagram kunnen willen gebruiken om het percentage mensen uw programma te tonen geholpen opleiden. Aangezien een typisch toelagerapport een overvloed van statistieken en aantallen zou kunnen bevatten, kan het tonen van zeer belangrijke successen of bevindingen in een grafiek helpen aandacht aan belangrijke punten roepen, hoewel u zorg zou moeten nemen om de lezer met teveel visuals niet te overweldigen.

3. Omvat verhalen over de mensen u hebt geholpen.

Of uw organisatie het toelagegeld gebruikte om een onderwijsprogramma te beginnen of huisvesting voor dakloze mensen te vinden, het uiteindelijke doel van het project was het uw constituenten' te verbeteren leven. De vos gelooft dat met inbegrip van anecdotes en testimonials van de mensen die van het project profiteerden kan helpen uw toelageverslag meer het in dienst nemen uitbrengen en efficiënt.

Afhankelijk van het type van financier dat u een toelage gaf, zou u ook kunnen verkiezen om foto's van uw constituenten in het rapport in te sluiten. Volgens Vos, zouden de kleinere familiefinanciers foto's zeer nuttig kunnen vinden aangezien zij neigen om financieringsbesluiten die op het emotionele effect van een project worden gebaseerd te maken.

„Voor hen,“ zij zei, „het gaat belangrijk zijn om de beelden van de jonge geitjes te zien die krijgen gaan kamperen of wat het is dat u.“ doet

4. Streef voor beknoptheid.

Het is belangrijk om te herinneren dat de financiers vaak toelagen aan vele organisaties toekennen en bijgevolg een grote stapel rapporten kunnen hebben door te lezen. En terwijl u wilt ervoor zorgen dat uw rapport genoeg informatie bevat om aan de eisen van de financier te voldoen, zou u ook voor beknoptheid moeten ernaar streven ervoor te zorgen het in al zijn onderdelen gelezen wordt. Vele financiers zullen een maximumrapportlengte in hun richtlijnen plaatsen, maar als zij niet, naar tussen vijf 10 drukte streven pagina's af.

5. Ontmoet uw uiterste termijn.

Enkel als de meeste financiers geplaatst een uiterste termijn voor het indienen van toelagevoorstellen, plaatsen zij ook uiterste termijnen wanneer grantees rapporten zouden moeten voorleggen. U zou elke inspanning moeten leveren om deze uiterste termijn te ontmoeten, maar als met een bepaalde bedoeling uw rapport laat zal zijn, zeker zijn om de financier te contacteren. De meeste financiers zullen een begriphouding betreffende trage toelagerapporten hebben zolang u voorafgaand bericht geeft.

6. Zeg dank u.

Hoewel u ondergedompeld kunt worden in kleine details wanneer het creëren van een toelagerapport, vergeet om een weinig geen gemeenschappelijke hoffelijkheid uit te oefenen. Het danken van de donor is niet alleen het beleefde te doen ding, maar het verhoogt uw kansen om toekomstige financiering te beveiligen.

Nuttige Software voor het Creëren van de Rapporten van de Toelage

In de meeste gevallen, zal het voorbereiden van een toelagerapport u vereisen om minstens één softwaretoepassing te gebruiken, hoewel u een word-processing toepassing voor eenvoudige rapporten kunt slechts nodig hebben. Hieronder zijn een paar toepassingen die nuttig kunnen zijn wanneer het voorbereiden van toelagerapporten. Wij hebben van verscheidene voorbeelden van elke categorie een lijst gemaakt.

De Reeksen van het bureau

In de meeste instanties, die zal een toelagerapport het gebruik van één of meerdere toepassingen vereisen voorbereidingen treffen die in een bureaureeks worden gevonden zoals Microsoft Bureau 2007 (beschikbaar voor een $16 beleidsprijs aan het kwalificeren nonprofits bij Voorraad TechSoup) of (vrij) OpenOffice.org.

Word-processing van de Schrijver Microsoft Word of OpenOffice de toepassingen kunnen worden gebruikt om rapporten van kras voor te bereiden en te formatteren, terwijl Microsoft Excel en spreadsheet van OpenOffice Calc de programma's aan spoorfinanciën kunnen worden gebruikt; gewerkte verslaguren; en bouw grafieken en grafieken.

De Software van de boekhouding

Tenzij u rekenschap gevende plichten aan een adviseur hebt gedelocaliseerd, zult u waarschijnlijk één of andere vorm van boekhoudingssoftware nodig hebben. Als uw begroting onbestaand is, zou u kunnen proberen: AceMoney Lite, een vrij programma dat eigenschappen voor het volgen van inkomen en uitgaven en het beheren van een begroting aanbiedt. AceMoney Lite staat u toe slechts om met één bankrekening te werken, echter, die zijn nut tot grotere organisaties kon beperken.

Een andere vrij goedkope is de boekhouding-software optie QuickBooks van Intuit voor Nonprofits (beschikbaar aan het kwalificeren nonprofits voor $48 beleidsprijs bij Voorraad TechSoup). Naast standaardboekhouding bereiden de eigenschappen, zoals de capaciteit aan sporenfondsen en rapporten, deze versie van voor QuickBooks aanbiedingeneigenschappen die specifiek voor organisaties zonder winstbejag, met inbegrip van die voor volgende donors en het voorbereiden van een IRS Vorm 990 worden ontworpen.

Voor een blik op andere algemene en zonder winstbejag-specifieke boekhoudingstoepassingen, lees het artikel van Idealware Een paar Goede Pakketten van de Boekhouding.

Het melden van Software

De grotere organisaties kunnen gespecialiseerde rapporteringssoftware zoals de Professionele Uitgave van de Rapporten van het Kristal (beschikbaar aan het kwalificeren nonprofits voor een $45 beleidsprijs van Voorraad TechSoup) willen overwegen. Het kristal rapporteert de Beroeps wordt ontworpen om gespecificeerde informatie van uw gegevensbestand snel te trekken en automatisch een rapport te produceren. De toepassing kan tot een verscheidenheid van financiële rapporten leiden die dergelijke aspecten zoals uitgaven, inkomen, en loonlijst detailleren -- het kan u ook helpen verscheidene verschillende types van grafieken ontwerpen.

Merk op dat omdat het diverse Kristal rapporteert de toepassingen complex kunnen zijn en uw organisatie vereisen om een gegevensbestandoplossing op zijn plaats te hebben, zijn zij het meest aangewezen voor nonprofits die zeer gedetailleerde rapporten moeten uit routine voorbereiden en toegang tot de goed geïnformeerde stafmedewerkers, de vrijwilligers, of de adviseurs van IT hebben.

Denk niet aan een toelagerapport als karwei; denk aan het als kans om uw verhouding met de financier en de reeks te versterken het stadium voor toekomstige financiering. Toch ontvangt het meer toelagegeld uw organisatie, de meer mensen uw organisatie kan helpen.

 

Ongeveer de Auteur:

Brian Satterfield is de Schrijver van het Personeel in TechSoup.

 

Auteursrecht © 2007 CompuMentor. Dit werk wordt gepubliceerd onder het Creatieve Lagerhuis toewijzing-NonCommercial-NoDerivs 2.5 Vergunning.