Het Beheer en de Resultaten die van de cliënt Gegevensbestanden volgen

Wanneer uw werken zonder winstbejag direct met cliënten, het moeilijk kunnen zijn precies te berekenen hoe uw organisatie helpt, en die de middelen u verstrekt het waardevolst zijn. Zonder winstbejag zou een jonge volwassene die van toegang tot een na-schoolprogramma, het levensvaardigheden, druggebruik preventie, en de geestelijke gezondheids adviserende diensten kunnen voorzien opleidt. Wanneer die jonge volwassene slaagt in het leven, inschrijft in universiteit, en leeft onafhankelijk, hoe u weet welke diensten het grootste effect maakten?

 

Het moeilijk aangezien het kan zijn, is kwantificeren van hoe de programma's en de diensten van uw organisatie de gemeenschap beïnvloeden u dient één van belangrijkste en opwindende taken zonder winstbejag. Nonprofits wil hun beperkte middelen in de programma's en de diensten investeren die het meest succesvol zijn, en de financiers en de verdedigers willen het effect van hun investeringen kennen.

Het kan een strijd zijn om bewijs van uw effect op individuen, kinderen, en families in de vorm van aantallen, analyse, en evaluatie te verstrekken. Maar wanneer de technologie als integraal deel van dienstverstrekking wordt gebruikt, kan het helpen sommige van deze uitdagingen richten en zelfs nieuwe kansen aan het licht brengen.

Gegevensbestanden aan de Redding

Het beheer en de resultaten die van de cliënt gegevensbestanden volgen kunnen organisaties en financiers zonder winstbejag bevorderen maximumdoeltreffendheid met beperkte middelen bereiken. In de beste gevallen, verbeteren deze hulpmiddelen de dienstcapaciteit en verbeteren programmadoeltreffendheid zodat nonprofits die kan beter steunen zij en beter begrijpen dienen en hun effect kwantificeren.

Dergelijke gegevensbestanden nemen vele vormen -- van een inlands gegevensbestand van de Toegang aan een Web-based gegevenssysteem. De gegevensbestanden gaan door vele namen, maar hun doel is het zelfde: Zij staan organisaties toe om cliëntinformatie in te gaan en te volgen nodig om cliëntverhoudingen te handhaven en de aangewezen diensten aan te bieden. Zij helpen de informatie van het cliëntcontact, demografische gegevens, en spoor verzamelen welke diensten zij hebben ontvangen. Sommige gegevensbestanden staan zelfs organisaties toe om vooruitgang naar specifieke doelstellingen te volgen. Zodra de informatie is ingegaan, wordt het centraal opgeslagen zodat andere personeelsleden tot het kunnen toegang hebben. Een goed gegevensbestand van het cliëntbeheer kan organisaties zonder winstbejag bevorderen:

• Vang effectief constant informatie en. De toepassingen van de software dat de verslaginformatie in een gegevensbestand gegevensvangst nuttiger en efficiënt maakt. Het personeel kan specifieke taken moeten voltooien wanneer het ingaan van gegevens, is het verzekeren van die kritieke de dienst en cliëntinformatie altijd daar.
• Woon in de analyse van capaciteit, inspanning, en programmadoeltreffendheid bij. Omdat de informatie in elektronische vorm is, kan het helpen een diepgaand inzicht verstrekken in wat werkt en wat niet is. De capaciteit om informatie op verschillende manieren te bekijken en te manipuleren geeft organisatieshulpmiddelen helpen hun inspanningen leiden waar zij het meest goed zullen doen.

Denk alvorens u uitvoert

Als alle strategische technologieoplossingen, hangen de succesvolle selectie en de tenuitvoerlegging van cliëntbeheer en resultaten die gegevensbestanden volgen bij de oordeelkundige en grondige planning af. Zonder het kon u het verkeerde hulpmiddel voor de behoeften van uw organisatie, tijd van het afval de waardevolle personeel, looppas selecteren over uw toegewezen begroting, en eenvoudig ontbreken, verlatend het nieuwe gegevensbestand door personeel in uw organisatie ongebruikt.

Maar door het gebruiken van nadenkende strategieën, gegevensorganisatie en management in uw bureau te begrijpen, en de juiste technologieoplossing te kiezen, kunt u een gegevensbestand ten uitvoer leggen dat u werkelijk de diensten leveren helpt en resultaten aantonen aan uw gemeenschap en financiers.

Na zijn sommige gemeenschappelijke uitdagingen dievoor nonprofits wanneer het ontwerpen van, het kopen van, en het ten uitvoer leggen van een gegevensbestand sta. Of u een gegevensbestand voor uw eigen behoeften ontwerpt of met een consortium werkt om een gezamenlijke oplossing tot stand te brengen, besteed aandacht aan deze technologische en organisatorische uitdagingen in de aanvankelijke planningsstadia van het proces, en u zult bij beter machte zijn om hen te richten.

De factor van de Verandering

Het succes van het nieuwe gegevensbestand omvat menselijke componenten. Wanneer u een hulpmiddel uitvoert dat diep geïntegreerdu met de manier is levert uw organisatie de diensten, brengt u een culturele verandering aan. Verg tijd om personeel te omvatten dat het gegevensbestand zal gebruiken zich te ontwikkelen inkoopt en geplaatste aangewezen verwachtingen.

Aanbevelingen:

• Geef me tijd om de ingewikkeldheid van veranderende fundamentele processen te behandelen, zodat kan de verandering aan een aangewezen tempo gebeuren.
• Bepaal een chronologie die personeels met middelen, organisatieactiviteiten, en personeelsvakantie en vakanties rekening houdt.
• Verstrek adequate middelen voor het planning en implementatie proces; omvat een projectcoördinator, specifieke tijd van frontliniepersoneel en managers, financieringsmiddelen, technische kennis, en aan de gang zijnde systeemsteun.
• Verlaat overvloed van tijd voor het testen van het nieuwe gegevensbestand en ontvangend koppel van gebruikers terug.
• Beoordeel de huidige mate van computergeletterdheid onder personeel evenals hun capaciteit en belangstelling voor het leren. De het leren kromme kan steil zijn, vooral als het transitioning van systemen op papier.

De Betrokkenheid van de leiding

Laat niet de de gegevensbestand planning en implementatie alleen aan het technically-minded personeel over. Voor succes, zult u de actieve steun van organisatieleiders, beheer, en de raad van beheer nodig hebben. Zij zullen leiden, communiceren, moeten opleiden, motiveren, en steunen werknemers om te verzekeren zij betrokken bij het proces zijn en het nieuwe actief gegevensbestand leren -- en misschien een nieuwe manier om hun dagelijks werk te doen.

Aanbevelingen:

• Bevorder uw organisatie onzekerheid ontmoeten door een rente in de groei te bevorderen. Door over de bevoegdheid van de organisatie zeker te blijven om aan veranderende druk aan te passen, kunnen de leiders de noodzakelijke gesprekken met een optimistisch, leren-georiënteerd perspectief naderen.
• Help gearticuleerd en verduidelijk uw organisatorische sterke punten en zwakheden -- een inzicht in allebei is belangrijk wanneer het beoordeling van van uw huidige methodes van de dienstverstrekking en het creëren van uw ideale degenen (zie „hieronder Bepalend Uw Behoeften“).
• Zodra u een stichting voor het proces hebt gemaakt, is het niet noodzakelijk voor leiders om elke vergadering bij te wonen. Maar hebben iemand samenvattingen van vergaderingen tot stand brengen die besprekingspunten en actiepunten schetsen, zodat de leiders een duidelijke mening van de vooruitgang hebben.

De stabiliserende Infrastructuur van de Technologie

Alvorens u cliëntbeheer en resultaten volgend gegevensbestanden uitvoert, moet u ervoor zorgen uw organisatie een stabiele stichting in technologie heeft. Of u intern een gegevensbestand steunt of een Web-based elders ontvangen programma kiest, zult u sommige technologievereisten moeten op zijn plaats eerst hebben. Natuurlijk, zal elke optie zijn eigen vereisten hebben, maar er zijn basisbehoeften u bij het richten voor om het even welke oplossing zou moeten plannen.

Aanbevelingen:

• Voor Web-Ontvangen oplossingen, zult u de connectiviteit nodig hebben van Internet die snel genoeg is om gebruikers toe te staan om tot informatie snel toegang te hebben.
• Als u een Desktopoplossing gebruikt, zult u een server moeten hebben voor het delen van toegang tot het gegevensbestand zodat de veelvoudige gebruikers informatie gelijktijdig ingaan en kunnen terugwinnen.
• Bescherm me tegen informatieverlies door het hebben van een gegevens hulpmethode op zijn plaats, en zorg ervoor dat het periodiek wordt gebruikt. Als uw oplossing uiterlijk wordt ontvangen, zeker ben zij een adequaat hulpbeleid hebben.
• De server-zij software van de virusbescherming moet periodiek worden geïnstalleerdl en worden bijgewerkt.
• Individuele PCs zouden adequate systeemmiddelen, zoals het aangewezen werkende systeem, de bewerkersnelheid, de harde schijfcapaciteit, en geheugenvermogen moeten hebben.

Het bepalen van Uw Behoeften

Identificeer wat u het gegevensbestand nodig hebt om te doen. Dit proces is niet eenvoudig en zal het waarschijnlijkst het langste deel van het planningsproces zijn. Een nieuw gegevensbestand dat is ingebed in uw dagelijks activiteit zal onvermijdelijk het werkschema in uw organisatie veranderen, zorg zo ervoor dat die veranderingen door uw ideaal proces voor hoe de informatie door uw organisatie zou moeten vloeien, niet door de functionaliteit van de software worden geleid u gebeurt te kiezen. om dit te doen met succes, herzie uw werkschemaprocessen, en zoek kansen om productieve en efficiënte dienstverstrekking te bevorderen. U zult een gedetailleerd model van uw ideale het werkschemaprocessen van de dienstverstrekking moeten tot stand brengen om te weten wat de functionele vereisten van het nieuwe gegevensbestand zullen zijn. Bij een voorbeeld van een het werkschemamodel van de dienstverstrekking, zie het Creëren van een Stroomschema van de Dienstverstrekking van.

Aanbevelingen:

• Identificeer de gegevens u nodig hebt -- met inbegrip van de gegevens verzamelt u zich reeds en de gegevens u nog niet verzamelt.
• Verzoek input van uw personeel om praktische gegevensbehoeften aan zowel personeel als beheer te bepalen.
• Denk over het melden van eisen ten aanzien van uw raad, financiers, of andere externe bewaarders.
• Is er extra gegeven nodig voor interne evaluatie? Wat zijn uw maatregelen voor succes als organisatie?
• Vermijd de wens om alles te verzamelen -- dat zal aan personeel en uw cliënten zwaar zijn. Probeer akkoord te gaan op de minimumgegevens u kunt verzamelen die aan uw behoeften en uw rapporteringsbehoeften zullen voldoen; u kunt altijd op de gegevens voortbouwen u later verzamelt.
• Geef voorrang aan uw lijst door elke gewenste component in één van drie categorieën te plaatsen: Niet-onderhandelbaar, Toegevoegde waarde maar niet Noodzakelijk, en Luxe.

Planning voor Toekomstige Behoeften

De organisaties voeren vaak nieuwe technologieoplossingen uit om op een specifiek probleem of op een operationele behoefte gericht te zijn, zoals het automatiseren van de vormen van de cliëntopname of het verstrekken van een registratiesysteem voor een trainingsprogramma. Dit kan een zeer nuttig uitgangspunt zijn dat u helpt vermijden overweldigend door te proberen om al uw problemen op te lossen en alle mogelijke behoeften meteen te vervullen. Tezelfdertijd wilt u geen oplossing selecteren die te specifiek is en zult geen toekomstige de dienstbehoeften aanpassen.

Aanbevelingen:

• Het gegevensbestand zou flexibel genoeg moeten zijn om nieuwe gegevenselementen aan te passen.
• Zorg ervoor u de kosten begrijpt om een gegevensbestand aan te passen en te kweken.
• Tijdens het planningsproces, dat zal de brainstorming wat u uw gegevensbehoeften nadenkt denkt in drie jaar zijn.

Het impliceren van Alle Bewaarders

Het beheer van de cliënt en resultaten het volgen zouden uw frontlinie en bestuurspersoneel in hun dagelijkse activiteiten moeten helpen. Neem vroeg gebruikers in het planningsproces in dienst -- zij weten wat zij op een dagelijkse basis beter dan iedereen anders doen, en hun betrokkenheid zal leiden tot nauwkeurige werkschemainformatie, zal en investering in het eindproduct inkopen.

Aanbevelingen:

• Selecteer een projectleider die een uitvoerig inzicht in het werkschema van uw organisatie, programma's, en gegevensbehoeften heeft.
• Identificeer de belangrijkste personeelsleden die aan elke fase van de projectvergaderingen zullen deelnemen. Sommige personeelsleden kunnen een rol in de volledige levenscyclus van het project spelen, kunnen anderen voor de planning, maar niet de gegevensbeheerfase worden geselecteerd.
• Ben zeker om somebody met technische kennis te hebben betrokken bij de besluitvorming.

Opleiding en Aan de gang zijnde Steun

Het is essentieel om opleiding in uw implementatieplan te integreren. Als het personeel onvoldoende wordt voorbereid, riskeert het ongemakkelijke, of gebrekvertrouwen in het eindproduct, u hebbend ongepaste gegevens ingegaan in het gegevensbestand of onder ogen ziend een gebrek aan begrip over hoe te om gegevens te halen. Naast de opleiding van gebruikers op de gebieden van het gegevensbestand dat zij regelmatig hebben gebruikt, zorg ervoor het personeel het gehele proces begrijpt. Het kan nuttig zijn om het grote beeld, zoals te zien hoe de gegevenselementen ingegaan door frontliniepersoneel tot bijeengevoegde gegevens leiden die aan financiers worden gemeld.

Aanbevelingen:

• Identificeer wie de opleiding zal leiden. Zal het lood door personeel, een softwareverkoper, of een adviseur zijn? De opleiding door de verkoper zou duur kunnen schijnen, maar is het gebruiken van niet de volledige functionaliteit van een robuust cliënt het volgen en van het resultatenbeheer gegevensbestand een afval van geld.
• Tijdens de eerste fase van personeelsgebruik, verleen extra steun ter plaatse en het trainen voor gebruikers zelfs als zij opleiding hebben gehad.
• Controle van de kwaliteit van de gegevens die in het gegevensbestand periodiek gaan.
• Verstrek gebruikershandboeken en gegevensbestanddocumentatie.
• Identificeer machtsgebruikers die regelmatige opleiding op het gegevensbestand ontvangen dat kan helpen andere gebruikers steunen.

Het samenvatten van Nuttige Informatie

Verlies niet uit het oog hoe de gegevens ingegaan in het gegevensbestand zullen worden gebruikt. U kunt wensen om rapporten of berekeningen te produceren voor het verstrekken van resultatenmetingen aan financiers, interne analyse van de dienstgebruik, of hulp creëren in het compileren van informatie voor driemaandelijkse raadsrapporten.

Aanbevelingen:

• Identificeer nodig rapporten -- die die bestaan en die die nog niet.
• Zorg ervoor u de gegevens nodig zult volgt of volgen om rapporten te bevolken.
• Geef voorrang aan uw behoeften. De rapporten en de berekeningen van de douane kunnen heel wat tijd sparen. Als u zich het besteden tijd manueel vindt berekenend iets, verplaats dat tot de bovenkant van de lijst.
• Als het selecteren van ontvangen of merkgebonden software, zeker ben de softwareverkoper douanerapporten voor een betaalbare hoeveelheid geld kan creëren.
• Controle voor een flexibele vraag of het melden van hulpmiddel dat u toestaat om gegevens aan Excel te downloaden. Dit zal u toestaan om uw eigen gegevensanalyse te leiden en ad hoc rapporten te creëren.
• Herzie reeds de ingeblikte rapporten in het gegevensbestand -- het rapport u kunt reeds zijn daar nodig hebt.

Het selecteren van de Juiste Verkoper

Geleid door uw prioritaire lijst van functionele vereisten, identificeert het onderzoek en potentiële softwarepakketten. Dan vraag de verkoper om een productdemonstratie. Het verblijf dat op de essentiële eigenschappen wordt geconcentreerd heeft u, een scorecard geïdentificeerde en gebruikt om te beoordelen waar elk product uitblinkt of te kort schiet. Bij een voorbeeld van hoe te om software te evalueren, download een steekproeffunctionaliteit scorecard dat voor een menselijke de dienstenorganisatie werd gecreÃërd. U kunt ook een Verzoek om Voorstel (RFP) willen doen, en een aantal bod verzoeken dat op uw functionele vereisten wordt gebaseerd. RFP is een georganiseerde manier om veelvoudig bod dat aan uw specificaties wordt geschreven te krijgen. Bij een voorbeeld van RFP die voor een Websiteproject werd ontwikkeld, download onze Steekproef RFP.

Aanbevelingen:

• Zeker ben de oplossing u vereisten zal ontmoeten en met uw organisatie zal groeien.
• Ken alle kosten -- éénmalig en aan de gang zijnde.
• Vergelijk totale kosten (implementatie, opleiding, onderhoud, aanpassingskosten) van een inlandse oplossing bij overal verkrijgbare producten.
• Controleer verwijzingen. De bespreking aan andere organisaties zonder winstbejag en vraagt hen over de de problemen en voordelen van het gegevensbestand. Vraag ook over de verkoperservaring tijdens de implementatie en de aan de gang zijnde steunfasen.

Het verzekeren van het Gegevensbestand voldoet aan Uw Behoeften

Zodra u een pakket en een verkoper vindt die als een uitstekende keus kijkt, proef het gegevensbestand met een kleine gebruikersgroep uw werknemers. Als het proefproject uw tevredenheid samenkomt, denk na ten uitvoer leggend het volledige gegevensbestand in stadia. Introduceer het op een programma-door-programma basis; het zal de spanning van uw volledige organisatie verminderen die tezelfdertijd upended is.

Aanbevelingen:

• Alvorens u begint, ontwikkel een gedetailleerde reeks evaluatiecriteria zodat zult u weten wat succes of mislukking tijdens de proeffase vormt.
• CreÃër een het leren milieu door de proefgebruikers aan te moedigen om fouten te maken; het zal u helpen weten wat leerbehoeften om te richten wanneer u het organization-wide gegevensbestand ontwikkelt.
• Als de proeffase succesvol is, contract met adviseurs om gegevensomzetting te verstrekken, het schrijven van rapporten, documentatie, en opleiding als u genoeg personeelstijd niet hebt om het goed te doen.
• Zorg ervoor dat het projectlood of ander specifiek personeelslid als gegevensbestandbeheerder zal dienen; de beheerder zal kwaliteitsbeheersing voor gegevens kunnen aanbieden en extra gegevensbestandkennis verstrekken aan personeel. Dit zal fouten in het gegevensbestand verminderen en zal de kosten voor extra verkoperssteun verminderen.

Er zijn meer aan het Leven dan Aantallen

De aantallen vertellen niet het gehele verhaal. Er is een persoonlijk en uniek verhaal over elk menselijk wezen een organisatie zonder winstbejag komt in contact met, of het een tiener is die in een programma van de aantal arbeidskrachtenontwikkeling of een kind met behoefte aan mathtutoring wordt geplaatst. In onze inspanningen om ons beste te doen more and more jeugd effectief dienen, kunnen de aantallen de achtergrondverhalen niet vertellen -- hoe het niet in de beste rente van één cliënt kan geweest zijn om haar in een bepaalde baansituatie te plaatsen toe te schrijven aan haar unieke familiesituatie, of hoe het niet juist kan geweest zijn om een kind in een bepaald na-schoolprogramma te plaatsen. Nonprofits moet nog oordeelvraag over individuele mensen dagelijks maken.

Ontwikkel uw verhoudingen met uw financiers, overheidsregelgevers, en andere nonprofits die het gelijkaardige werk doen, en hebben besprekingen over welke ware opdracht-gedreven succesmiddelen.