Voorbij de Verklaring van het Geval: Uw Voorstel van de Toelage

De opleiding, de steun, en de evaluatie van het adres

Door: Marc Osten, Susan Myrland, en Katrin Verclas

22 augustus, 2003

De Nota van de redacteur:

Dit artikel maakt deel uit van de Reeks van de Technologie van de Goedkeuring, die door de Media van Org van de Punt wordt veroorzaakt, een project van Top Samenwerkings.

Schrijven van een goed voorstel voor een technologietoelage is netelig. De kern van het voorstel is uw gevalverklaring (zie het Schrijven van een het Winnen Voorstel van de Toelage, „Positie zelf om een Superieur Voorstel van de Technologie, en „de Bouw van een Groot Financierende Ontwerper van de Verklaring van het Geval“ voor meer details te schrijven). Voorbij dat, is het belangrijk om andere aspecten te richten met betrekking tot goede technologiegebruik en duurzaamheid. De financiers realiseren nu dat het kopen van de daadwerkelijke apparatuur, hoewel belangrijk, enkel één deel van de vergelijking is.

U kunt tot de bovenkant van de stapel van de financier met een grote gevalverklaring krijgen, maar uw voorstel zal veel minder indrukwekkend op dichtere inspectie kijken als u geen kritieke aspecten van technologiegebruik zoals opleiding, steun, en evaluatie richt. Een voorstel dat uw begrip van deze kwesties aantoont zal vertrouwen inspireren dat u realistisch bent over wat het neemt om het dingenwerk te maken.

Op Leiding

Zoals met om het even welke significante verandering, wordt de technologiegoedkeuring zeer verbeterd door bepleiten en steun van de leiding van de organisatie samen met actieve participatie door anderen in kwestie.

De meeste mensen op het technologiegebied zonder winstbejag begrijpen dat de nieuwe technologie de steun van personeel, raadsleden, en samenwerkende partners vergt. Maar u hebt meer dan de steun van zij nodig die, de voorgestelde technologie zullen zullen invoeren zullen, beheren en gebruiken; u moet de leiders van uw organisatie aan boord hebben. Als de personeelsleden worden gevraagd om tijd door te brengen lerend een nieuw systeem maar de uitvoerende directeur nog geen e-mail zal raken, zal uw technologieplan waarschijnlijk niet ver gaan. De financiers moeten weten dat de leiding van uw organisatie steunend is. (Gelezen de „Leiding van de Technologie“ voor meer informatie.)

Hefboomwerking

De voorstellen zijn veel aantrekkelijker aan financiers wanneer u manieren articuleert dat hun financiering andere goede dingen kan maken gebeuren -- dit is wat wij door „hefboomwerking.“ bedoelen Wat u met de technologie zult doen die zal leiden tot meer financiering of vrije omhoog tijd en geld u kunt gebruiken om uw opdracht op andere manieren vooruit te gaan? Vraag me of haalt voordeel u uit de kans om de toelage te gebruiken, als u het krijgt, om andere middelen los te laten. Zult u nu meer nauw met partners kunnen samenwerken? Zijn er andere financiers die uw project om aantrekkelijker zullen vinden te financieren als u een eerste toelage krijgt? De financiers waarderen wanneer u hen kunt helpen zien hoe hun toelage andere voordelige dingen zal teweegbrengen, in het bijzonder verhogend andere middelen voor uw organisatie.

Geleerde lessen

De meeste financiers waarderen wanneer u lessen deelt u hebt geleerd -- goed en slecht -- van vorige pogingen om technologie in uw organisatie uit te voeren. Uw voorstel zou moeten bespreken hoe u uit deze lessen voordeel zult halen. Identificeer openlijk de risico's van het voorstel en hoe u hen zult verlichten.

Bijvoorbeeld, zijn ertoe brengen van personeel om nieuwe technologie goed te keuren en de opleiding van hen vaak bijzonder uitdagend. Welke hindernissen uw personeel wanneer het leren van de nieuwe hulpmiddelen onder ogen zien? Hoe u hen zult richten? Welke dingen uw personeel van het op elkaar inwerken op nieuwe manieren zouden kunnen tegenhouden? Hoe u hen zult motiveren om de tijd om nieuwe technologie te leren te vergen, en hoe u hen zult belonen? Hoe uw organisatie aan deze kwesties zal antwoorden?

De verkopers zouden ons aan technologie gebruiksklaar, maar in werkelijkheid willen denken die zelden het geval is. Het kan frustrerend zijn voor personeel zonder winstbejag -- wie reeds dun worden uitgerekt -- om met hun banen te jongleren terwijl het leren van een nieuw gegevensbestand of voorzien van een netwerksysteem. De financiers kennen dit en zullen een opleidingsplan willen zien dat personeelsomzet en systeem met verbeteringen rekening houdt. Na een jaar of twee, kan uw toelage uit gelopen hebben, maar u zult nog uw mensen moeten opleiden. Voorzie deze kwesties en toon uw potentiële financier hoe u van plan bent hen aan te pakken. Hier is een uiteinde: de normalisatie en de documentatie kunnen bewaren u hoofdpijnen onderaan de weg.

Evaluatie

De evaluatie van het succes van uw voorgesteld technologieproject is een kritieke component van uw voorstel. Sommige mensen roepen dit rendement van investering (ROI). Beter uw methodes om succes te meten, zal beter u kunnen evalueren of u uw doelstellingen ontmoet. Eveneens, zal een goed planningsproces met output, resultaten, en een chronologie u helpen evalueren of u op doel bent.

U moet een beginnende basislijn identificeren waartegen u het succes van uw project kunt meten. Bijvoorbeeld, als u nieuwe Web-pagina's waar de mensen kunnen fiches over giftig downloaden afval dumpt dichtbij speelplaatsen, hoe u verspreidt momenteel die fiches opzet? Hoeveel verdeelt u per maand of jaar? Weet u het? Als niet, kunt u schatten? Dit aantal zal uw basislijn zijn. Een jaar nadat de Web-pagina's omhoog zijn, kunt u een blik bij het aantal mensen nemen die de Web-pagina's bekijken of de fiche downloadden. U kunt zij vragen die de fiches downloadden als zij hen aan anderen verdeelden. Wanneer u dit aantal bij uw basislijn vergelijkt, kunt u een echte betekenis van het succes van dit project krijgen.

Duidelijk identifiy -- aan zich en de financier -- welk succes als zal kijken. Ontwikkel een basislijn en maatregelensucces.

De begroting van de Technologie

Indien mogelijk, maak uw begroting van het technologieproject niet rand aan uw regelmatige organisatorische begroting tenzij het een specifiek, verbindend project is. Wij stellen sterk voor dat u manieren vindt om uw technologiebegroting in uw regelmatige organisatorische begroting (zowel administratieve als programmabegrotingen) te integreren. Denk ernstig over hoe de technologie op een aan de gang zijnde basis door uw huishoudelijke begroting kan worden gesteund.

Dit sluit u niet van het gebruiken van technologiekosten in uit voorstellen als deel van uw programmauitgaven. Voor financiers die infrastructuur financieren, is dit geen probleem. Aangezien één financier zei, „wij zouden nooit van het maken van een tot toelage aan een organisatie dromen die geen postadres of telefoonnummer heeft. Het hebben van een ruimte en een telefoon is enkel een deel van de kosten om zaken te doen. Eveneens, moeten wij over technologie in de zelfde ader denken, en de steun is regelmatige kosten om zaken te doen.“ De behoefte van Nonprofits om dit idee door betere het integreren technologie in hun verrichtingen tijdens het het in de begroting opnemen proces te versterken.

Voor de meeste andere financiers, zou uw voorstel technologiekosten aan een project of een programma moeten vastmaken. Bijvoorbeeld, zeg dat u uw breed gebiedsnetwerk zo drie van uw plaatsen moet bevorderen kunt communiceren. U hebt 10 nieuwe computers, Snelle internettoegang, opleiding, en steun nodig. U kunt een financier kennen die eenvoudig deze inspanning met het begrip zal steunen dat het uw efficiency als organisatie zal verbeteren.

Anders, wanneer u deze de „infrastructuur“ verbeteringen nodig hebt, zou u voorstellen naar financiers moeten verzenden die uw programma's in de gemeenschap steunen. Vraag me hoe uw beter breed gebiedsnetwerk u programmatically zal helpen. Misschien zal de snelle toegang het voor u gemakkelijker maken om gegevens over te brengen u aan het gegevensbestand verzamelt waar u communautaire afbeelding doet. Misschien enkele nieuwe computers zullen door personeel worden gebruikt die de gegevens bekijken of de resultaten in beleidsdocumenten bijwerken. Vind een manier om de aansluting tussen infrastructuur financiering en specifieke programma's te maken.

Op Terugkomende Uitgaven

Waar het geld uit zal komen uit na de toelagelooppas? Hoe stelt u voor om de technologie en het daarna jaar volgend jaar te ondersteunen? Dit is een eerder belangrijke en controversiële kwestie. Hier zijn twee benaderingen die wij herhaaldelijk vermeld hebben gehoord:

1. Verhoog de integratie van technologiesteun in uw verrichtingen en articuleer duidelijk dit plan aan uw financiers; en
2. DiversifiÃër financiering voor projecten zodat zij uit verscheidene bronnen in tijd komen, zodat elke bron van steun logisch gezien op volgende bouwt.

Sommige commentaren van financiers zouden deze punten kunnen verduidelijken:

„Als wij technologie voor een organisatie gaan financieren, niet alleen moeten wij weten dat zij wat nodig hebben zij en goed gebruik van het kunnen maken weten, moeten wij ook plannen voor zien hoe de ononderbroken verbetering en ononderbroken opleidingsstukken in de huishoudelijke begroting van de organisatie geïntegreerd zijn. De meeste financiers die de startprogramma's financieren willen het plan op lange termijn voor dit programma dat zien in de kern van de organisatie wordt geïntegreerde, omdat wij kernverrichtingen of geen programma's in perpetuity kunnen financieren. Dit is geen gemakkelijk te doen ding en ik wil niet voorstellen dat het iets is die automatisch kan zijn. Maar ik denk dat dit een extra stuk van het denken dat nonprofits moet doen en een geval is zij met hun eigen raad rond middeltoewijzing moeten maken. Als de financiers nonprofits ondernemend die taaie besluiten zien, dan denk ik wij grotere verzekering hebben dat onze investering.“ well-spent is

„Eerlijk gezegd, voor mijn raad, maakt om het even welke aanwijzing dat er veelvoudige verdedigers voor een investering zijn het dwingend. Bijvoorbeeld, vrij werden wij onlangs een voorstel waarin het duidelijk werd gemaakt dat, voor het voorstel volledig te financieren, moesten er vijf financierende partners zijn, en elke partner ging een stuk moeten nemen. Er waren de technologiebeoordeling, de aanwinst van hardware, de aanwinst van software, de opleiding, en een adviseur van twee jaar van IT die in het voorstel wordt gebouwd als geheel, dat deel van het creëren van een groter gegevensbestand, een groter gegevensbeheerproject voor veelvoudige organisaties uitmaakte. De vijf financiers allen kwamen overeen om het te doen, omdat wij dat ons stuk eenvoudig een deel van veel groter was, goed gedachte-uit plan.“ wisten

De presentatie

Ben zeker om uw voorstel professioneel voor te leggen. Volg de richtlijnen van de stichting aan de brief. Dit zou elementair moeten zijn, maar de programmaambtenaren vertellen opnieuw ons opnieuw en dat vele voorstellen niet de eerste besnoeiing maken omdat zij niet de richtlijnen aanhangen.

Bekijk kritisch uw voorstel zorgvuldig en alvorens u het verstuurt (en vóór de uiterste termijn, natuurlijk).

• Wordt het geschreven in een positieve toon, die concentreert zich op oplossingen eerder dan problemen?
• Is het gemakkelijk en op een oog-tevredenstellende manier te lezen georganiseerd?
• Is het logisch in zijn structuur en organisatie?
• Vermijdt het jargon en bovenmatige acroniemen?
• Professioneel kijkt het?
• Ontmoet het alle richtlijnen in termen van stijl, lengte, en opeenvolging?

Zie KAART voor de „Uiteinden van Grantwriting van de Technologie“ van Nonprofits voor andere nuttige wijzers.

Terwijl het pietluttig kan klinken om zich bij het formatteren te concentreren, herinner dat de programmaambtenaren met verzoeken zijn overstroomd. Als zij u vragen om uw voorstel in een formaat op te maken a-B-c-D en u B-D-c-a verzendt, is zal krijgen de eerste indruk die zij dat u geen vraag A. beantwoordde. Op dezelfde manier vermijd de verleiding om verschillende secties in te combineren. Verleen evaluatiecomités gebruiken vaak een noterend blad zodat alle voorstellen eveneens worden beoordeeld. Als zij door uw document moeten jagen om te vinden waar u de evaluatievraag beantwoordde, is er altijd de kans zij uw informatie konden overzien. Tot slot zeker ben dat uw verhaal, begroting, en evaluatieplan het zelfde verhaal vertellen. Als u om fondsen voor computers voor een na-schoolprogramma verzoekt en uw doel testscores te verhogen is, moet u testscores, niet alleen opkomst of studententevredenheid meten.

Als dit is alle geluiden die, het uitdagen. Vele financiers geven toe dat zij achter de kromme zijn wanneer het over het steunen van technologie komt. Het goede nieuws is, beklimmen veel meer op bandwagon en leiden hun edelen in het proces op. Schrijf een goed voorstel, krijg het gefinancierd, en documenteer uw resultaten -- het effect zal een lange manier gaan.

Ongeveer de Auteurs:

Marc Osten is Stichter van Top Samenwerkings.

Susan Myrland is Directeur van het Interactieve Beheer van Media.

Katrin Verclas is een adviseur met Top Samenwerkings, waar zij bij de technologiestrategie en analyse werkt.

 

Auteursrecht © 2003 CompuMentor. Dit werk wordt gepubliceerd onder het Creatieve Lagerhuis toewijzing-NonCommercial-NoDerivs 2.5 Vergunning.