Using the MA Family Self-Sufficiency Scales and Ladders Assessment Form

by Amy L. Sherman (FASTEN, 2007)

Resource Type: article with guidance for churches and Christian ministries working with low-income families on how to apply/use/adapt this helpful assessment tool

Audience: Pastors and lay leaders wanting an excellent overview of the principles and practices of church-based holistic ministry

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This group of assessment forms, though designed for use by social work professionals in the Massachusetts social welfare system, makes an excellent tool for faith-based groups to adapt and use in their work with low-income youth, adults, or families.

The forms cover several key life arenas, such as employment, education, transportation, health, family development, and housing, among others. Each offers indicators for five different levels of health/well-being, ranging from in-crisis to thriving. Each also breaks down the particular topic into subcategories, for a more nuanced and specific assessment. The employment form, for example, includes the subcategories employment type, wages, benefits, and skills/work history.

These assessment forms can be used in several ways.

First, they can be used in an initial interview with a program participant, in order to establish a baseline of where the person is at in terms of his/her condition in the different life arenas. This use would be helpful for a program director seeking initial funding for a program, as a way of accurately summarizing to potential grantors the life conditions of the potential program beneficiaries.

Second, they can be used as the foundation for an outcomes based program evaluation. In this scenario, program staff (or trained volunteers) would interview participants at the outset of the program and complete the appropriate forms (i.e., those that cover the life arenas affected by the program. An ESL program with no particular emphasis on job skills or job placement would not use the employment form, for example.) Then, at specified intervals (such as mid-way through the program and at its conclusion), participants would be re-interviewed and the forms again completed. Then the various forms would be analyzed to measure the participant?s level of improvement in the varying life arenas. Reports based on this analysis would then communicate the number and percentage of program participants who improved from one level to another on the ?ladders? in the different assessment arenas. The reports could also indicate group performance, such as: ?86% of program participants were found to be ?in crisis? or ?at-risk? in five life arenas at the outset of the program. At the program?s conclusion, only 32% of program participants remained in the ?at-risk? level and only 5% remained in the ?in crisis? level.?

Third, they can be used with program staff, simply to give them a vision of how to define progress in different arenas (what to be looking for) and help them to monitor and track participant progress by observation (even if a formal interview is not conducted with the program participant). Similarly, the forms could be shown to volunteers (such as mentors) working with program participants, to help them understand the variety of ways that the program is attempting to help the participant grow.

For the greatest accuracy, I recommend using these forms in a face-to-face meeting with program participants, using an interview format. That is, a staff person would frame questions using the wording on the forms as cues and then determine which box to check based on the participant?s response. For example, for the Employment Form, the staff person might ask:

(Employment Type): Are you currently working? Is that part-time or full-time? Is this a temporary or seasonable job? Is this job in a career field that is of interest to you?

(Wages): Considering the wages you make from the job(s) you?ve just told me about, would you say that your wages are

• inadequate to meet your (and your family?s) basic expenses for food, clothing, and shelter?
• adequate to meet your (and your family?s) basic expenses for food, clothing, and shelter ?
• more than what you need to meet your (and your family?s) basic expenses for food, clothing, and shelter?

(Benefits): Do you receive any benefits through the employers you have told me about, such as health insurance or dental benefits? If you do not receive benefits, how do you meet your need for health care, dental care, and vision care?

(Skills/Work History): Tell me what you feel are your marketable job skills. Would you say that you have ?job mobility? ? that is, if you were to leave your current job, would you have the skills required to take on some other job that you might enjoy more? Do you feel that at your current employer you have an opportunity for job advancement? Let?s talk a little bit about your work history. Have you been more or less continually employed for the past 3-5 years? Have you experienced long periods (more than three months) of being unemployed? How often, if ever, have you been fired from a job?

If conducting face-to-face interviews with program participants in order to gather the information is not possible, you could consider creating a questionnaire, based on the indicators used in the forms, for program participants to complete on their own. This will require some time and effort, as the questionnaire will need to be carefully worded, written at a level understandable to participants who may have limited education or English skills, and organized in a user-friendly, easy-to-understand manner. To keep the questionnaire as short and simple as possible, it may be necessary to write it in such as a way as to reduce the number of levels of health (currently there are five levels on the ?ladders? and you may need to reduce that to two or three, such as ?in crisis,? ?safe? and ?stable?).

Diligencia Debida

(Amy L. Sherman, Hudson Institute, 2004)

Asi que consiguió ese contrato de gobierno. ¿Ahora qué deberia hacer?

Desde la reforma del bienestar y el paso de las leyes de escojimientos caritativas (charitable choice), algunas organizaciones “Basadas en la Fé” (FBOs) –han por primera vez -- competido y han ganado, las concesiones y los contratos del gobierno para subscribir sus programas del servicio social. Una encuesta reciente de casi 400 contratistas de organizaciones “Basadas en la Fé” demostró ques más de la mitad, el 56 por ciento, eran nuevos en ser socios formales con el gobierno.[1]

Aunque los contractos del gobierno con FBOs aumentan, el tema sigue siendo controversial. Algunos temen que FBOs no protegen adecuadamente las libertades civiles de los cliente o ya sea utilice fondos del gobierno para promover una agenda religiosa. Otros se preocupan que los fondos públicos que reciben los FBOs comprometerán su misión o que será sujetado a una supervisión del gobierno intrusiva, enredandada. Es claro que, los líderes religiosos necesitan considerar cuidadosamente las ventajas potenciales y los costos de recibir el financimiento del gobierno antes de decidir de competir para tales.

Pero la evaluacion cuidadosa y el planear no para una vez que la decisión a competir para los fondos del gobierno se tome. Una vez que se conceda el financiamiento del gobierno, FBOs necesitan intencionalmente accionar, estrategias intencionales y  prácticas que les ayudarán, simultáneamente, a protejer su carácter religioso y a obedecer fielmente las reglas que regulan su contrato.

Entrevistas con los contratistas de organizaciones “Basadas en la Fé” que han navegado con éxito las aguas del financiamiento del gobierno revelan varias prácticas de las cuales los nuevos contratistas puedan aprender. Varios consejos en cómo demostrar "diligencia debida" en la conformación con regulaciones se enumeran abajo.

(1) Sea transparente sobre su carácter religioso. Comprometase tener comunicación abierta, directa, clara, consistente sobre su identidad religiosa a sus voluntarios, a los beneficiarios del servicio, a los donantes, y al gobierno. Hága que su meta sea permitir los participantes del programa y los socios potenciales del gobierno hagan opciones sobre el involucramento con su organización en bases de informes completos y exactos sobre el contenido, ethos, metas, y metodología del programa.

(2) Separe sus fondos públicos de sus donaciones privadas. Mantenga las cuentas separadas y no mezcle los fondos. Necesitará demostrar a auditores cómo cada moneda de su gobierno contracto/beca se gasto.

(3) Conducir programas explícitamente religiosos en diversas horas o en diversas locales de los servicios que reciben financimiento público. El recibir financiamiento del gobierno no significa que debe parar de celebrar de servicios de adoración o de reuniones de oracion. Significa que deberia conducir esas actividades de una manera que las haga claramente distintas de los servicios sociales que está ofreciendo y son pagados para por los dólares públicos.  Digamos su iglesia tiene un edificio pequeño como “Centro de la Comunidad” que al lado al santuario y piensa utilizarlo para su programa de “entrenamiento de trabajo” que se llevara acavo de lunes a Jueves por la mañana. Podría planear celebrar la  programas religiosos, tal como, reunions de oracion o un estudio biblico, en el santuario de la iglesia en las tardes. Si la misma facilidad se utiliza para ambos programas tanto como públicos y los programas religiosos, se puede considerer conducir en dias alternados.

(4) Comunique claramente que la participación del cliente en las actividades explícitamente religiosas es voluntaria y opcional. Tenga la libertad de informar los participantes en su programa financiado por el gobierno de varios servicios religiosos que su organización patrocina, asegure que entiendan que su participación no es obligatorio y no tendrá ningún afecto en relacion con recibir servicios sociales financiados por su contrato o beca del gobierno.

(6) Tenga un procedimiento de agravio de cliente en lugar. No tiene que ser muy elaborado. Simplemente necesita tener un proceso intencional y publicado que indique los pasos qué puede tomar un cliente insatisfecho para presenter su queja. Clientes necesitan saber con quién pueden presenter una queja, que es lo que deberian hacer y cuál es el procedimiento a seguir para que los líderes del programa tratan el asunto.

(7) Provea entrenamiento especializado para el personal y voluntarios sobre los reglamentos del contrato o beca del gobierno, de modo que todos esten informados cuales actividades son permitidas.  Este entrenamiento deberia ser formal y documentado. Los líderes del programa deberian proveer informacion escritas que describen el contenido del entrenamiento (y guardar tales informes en archivo, de modo que los individuos fuera de la organizacion que desean saber qué asuntos fueron cubiertos en el programa de entrenamiento puedan ver para sí mismos). El entrenamiento deberia cubrir temas como cuales son los derechos de los clientes y los derechos de los participantes del programa, y cómo "cobrar" el tiempo del personal (tal como es que se cobran las horas dedicadas al programa financiado por contrato con el gobierno pero tambien como es que se invierten la horas dedicadas conduciendo las actividades religiosas que no seran cobradas al contrato con el gobierno). Provea al personal con hojas para registrar el tiempo de trabajo (timesheets) que pueden usar para documentar el uso de su tiempo. Considere también dar al personal y voluntarios una lista de ejemplos del uso de los fondos del gobierno que se permiten y lo que no se permiten y diversos senarios para saber como deberian de tratar con cada senario.

(9) Si su organización ha requerido los estándares del comportamiento para el personal asalariado, asegure que su literatura escrita (e.g., manual de la polítiza del personal) y la comunicación verbal sobre esos estándares los liga explícitamente al caracter de su FBO (Organizacion Basada en la Fe). Se puede asumir el acoplamiento entre su creencia religiosa y ciertas prácticas del comportamiento, pero para ésas practicas fuera de su credo, la conexión no es  fácilmente comprensible. Así pues, asegure que sus polítizas del personal sean explícitas y claras que los comportamientos requeridos (o los comportamientos no permitidos) están arraigados en la creencia religiosa de la organización. Asegúrese, también, que cada uno en la organización, sin importar su posición, reciba la misma comunicación sobre estos estándares y haga el conocimiento del público de los estándartes. Esto pondrá su organización en una posición más fuerte cuando usted utiliza tales estándartes en decisiones relacionadas al empleo. Mas de 90 por ciento de los contratistas “Basadas en la Fé” entrevistados con la encuesta  mencionada anteriormente determinan que su relación con el gobierno fue positiva e indicó que, dado la oportunidad, buscarían el financimiento del gobierno otra vez en el futuro. Mientras que el trabajando con el gobierno no es la opción correcta para todo los FBOs, algunos han encontrado tal relacion beneficiosa para ampliar o realzar su programación. Una cosa clave para una colaboración fructuosa con el gobierno está empleando estrategias deliberadas, intencionales, como los enumerados arriba, que ayudan asegurar conformidad con las expectativas del gobierno. Practicando estos procedimientos deliberados le ayudará a proteger su organización contra cargas injustas de abuso o de no-conformidad y señalará que uno esta serio sobre aceptar los deberes que vienen con el financiamiento del gobierno.

Cinco llaves para el exito en la colaboración del Gobierno y Organizaciones Basadas en la Fé

(Amy L. Sherman, Hudson Institute, 2004)

Las alianzas entre las entidades de gobierno y las organizaciones Basadas en la Fé (FBOs) sirviendo servicios sociales ha llegado ser más y más comun. Muchos de las colaboraciones involucran FBOs sin tener una historia anterior de relaciones formales o financieras con las agencies públicas. Por ejemplo, un estudio por el Proyecto de la Fé en Comunidades del Instituto Hudson (Hudson Institute’s Faith in Communities Project,) en el 2002 de casi 400 contratistas de las organizaciones Basadas en la Fé en 15 estados, encontro que 56 por ciento de estos líderes habían comenzado a contratar con el gobierno desde que pasaron las leyes y guias de la opción caritativa (Chartible Choice). [1] No obstante, el 92 por ciento reportaron que su experiencia de trabajar con el gobierno era "positivo" o "muy positiva" y que estarían dispuesto a contratar de nuevo con el gobierno en el futuro. [2]

En breve, muchos FBOs han aprendido cómo hacer alianzas sanas con las agencias del gobierno.

Las colaboraciones efectivas que atestiguan son marcados por varias características comunes. No cada colaboración puede incluir cada de uno de estos elementos, pero los cinco enumerados abajo aparecen ser los pasos seguros para la cooperación realizable y positiva.

(1) Involucramiento “desde-el-primer-piso-hacia-arriba”: Este primero es involucramiento “desde-el-primer-piso-hacia-arriba. Esto describe una colaboración que es diseñada mutuamente por la agencia del gobierno y el FBO (organizaciones Basadas en la Fé). Juntos formas la estructura de su alianza, en lugar de que la agencia del gobierno imponga un programa ya pre-diseñado sobre la comunidad de fé.

(2) Discerniendo la disponibilidad enseñable: En segundo lugar, es importante que el socio de la organización Basada en la Fé exhiba una actitud respetuosa y enseñable hacia el socio del gobierno. Los líderes del FBO pueden ser críticos de las maneras antiguas de el “Sistema de Bienestar system. (old welfare system.) Y existe un acuerdo a través del tablero que el viejo sistema era deficiente en areas numerosos; por lo tanto se hicieron las reformas fundamentales de 1996. Pero el FBO deberia evitar una actitud insatisfecha que piense secretamente: “El gobierno ciertamente ha hecho muchos de errores en el pasado. Es una buena cosa que finalmente están mirando a la comunidad de la fe para proveer mejores soluciones." La realidad que muchas de las maneras del gobierno bajo viejo sistema del bienestar no trabajaron no significa que oficiales del gobierno y a los obreros de casos eran escasos de buena ideas, compasión, o sabiduría. Muchos oficiales y obreros de casos tienen una abundancia de experiencia y conocimiento en trabajar con familias de bajos ingresos—de esta sabiduría y la experiencia los líderes de la comunidad de la fe pueden aprender. FBOs debe ser humilde y enseñable. Pero esta postura necesita ser una dicernir de ser enseñable. Esto es porque, en algunas situaciones, las perspectivas mundiales de oficiales de gobierno y los lideres de Fé puedan ser diferentes. Gerentes de casos especificos puedan o no puedan llevar a cabo las mismas presuposiciones o valores que tenga el personal o los líderes de FBOs. Estas diferencias se deben reconocer y discutir abiertamente.

(3) Respecto Comprensivo: Por su parte, los oficiales del gobierno deberian evitar una perspectiva élista que mantenga solo los profesionales altamente educados que estan equipados para ayudar a la gente pobre. Al contrario, el personal de la agencia debe reconocer que los voluntarios pueden proveer ayuda emociónal crucial y guianza moral a las familias en necesidad -- cosas que el gobierno, por su naturaleza, no las ofrece bien. El socio del gobierno deberia permitir que las organizaciones Basadas en la Fé que proveen los servicios, la flexibilidad y la creatividad de resolver las necesidades de las familias que están sirviendo bajo contrato de gobierno, aún cuando los ministerios dependen en estrategias notable distintas a aquellas implementadas por las agencias del gobierno.

(4) Autonomía Conectada: En la mayoría de las relaciones actuales de FBO y el gobierno, el FBO está dispuesto a hacer mucho, pero no desea la responsabilidad completa de las familias desventajadas que está asistiendo. FBOs desean el aseguramiento que los individuos que ellos sirven también seran conectados con los programas patrocinados por el gobierno que tambien tratan las necesidades que FBOs mismos no pueden satisfacer. Al mismo tiempo, FBOs desean ayudar a la gente pobre sin interferencia gbernamental excesiva que pueda silenciar el caracter espiritual de su trabajo. En breve, FBOs desean, la "autonomía conectada." Es decir, desean ser una parte de un equipo que rodee a familia en necesidad -- un equipo en en cual tengan un rol significativo, en gran parte sin fingimientos, y papel único – no obstante “un equipo.” Llamo esto una "autonomía conectada."

(5) Organización Interna Estratégica: El gobierno está mirando a la comunidad de la fe/religioso para la ayuda en parte porque FBOs son caracterisados a menudo por una flexibilidad e informalidad que les permite tratar con las familias de una manera que se sienta más personal e individual en lugar de "ocupárse con la burocracia del gobierno." Y eso es bueno. Pero las organizaciones de la fe deben también mantener suficiente nivel de la organización y de la sofisticación administrativa que los permita operar efectivamente con el gobierno. FBOs necesitan ser excelente gerentes de registros; deben tener los sistemas y procedimientos de la contabilidad financiera que sean bien organizados y sobre la reprobación; y necesitan poder documentar lo que han hecho con los fondos públicos -- cómo es que el personal ha trabajado, qué metas se han alcanzado con las familias servidas, y así sucesivamente. 

[1] Amy L. Sherman and John Green, Fruitful Collaborations: A Survey of Government-Funded Faith-Based Programs in 15 States (Hudson Institute, 2002).

[2] Ibid.